Bedrijfsvoering

In de jaarrekening 2023 is een rechtmatigheidsverantwoording opgenomen. Met ingang van het boekjaar 2023 is het verplicht om deze op te nemen conform een voorgeschreven format. In de rechtmatigheidsverantwoording zijn enkel de afwijkingen die de verantwoordingsgrens overschrijden opgenomen. In deze paragraaf bedrijfsvoering worden alle afwijkingen boven de rapporteringsgrens opgenomen. De rapporteringsgrens is door de raad vastgesteld op € 300.000. Daarnaast geven we een toelichting op de geconstateerde afwijkingen en geven we aan welke verbetermaatregelen er worden getroffen om afwijkingen in de toekomst te voorkomen. De rechtmatigheidsverantwoording heeft betrekking op drie criteria: het begrotingscriterium, het voorwaarden criterium en het misbruik en oneigenlijk gebruik criterium. Hieronder gaan we daar per criterium verder op in, waarbij geconstateerde afwijkingen boven € 300.000 toegelicht worden.

Begrotingscriterium
De begrotingsrechtmatigheid heeft betrekking op het financiële handelen binnen het kader van de geautoriseerde begroting. Dit wordt formeel als volgt omschreven: “Financiële beheershandelingen die ten grondslag liggen aan de baten en lasten (exploitatie), alsmede de balansposten (investeringen), dienen tot stand te zijn gekomen binnen de grenzen van de geautoriseerde begroting en hiermee samenhangende programma’s (begrotingscriterium).

Alle financiële afwijkingen tussen de realisatie en begroting na wijziging passen binnen de spelregels zoals deze zijn opgenomen in de Financiële Verordening 2023 van de gemeente Apeldoorn. Tijdens het uitvoeren van de analyse op de begrotingsrechtmatigheid is gebleken dat er behoefte is aan het nader specificeren van deze spelregels. Daarvoor dient de financiële verordening in 2024 te worden aangepast.

Voorwaardencriterium
Het voorwaardencriterium heeft betrekking op de eisen die worden gesteld bij de uitvoering van de financiële beheershandelingen. De eisen/voorwaarden zijn afkomstig uit diverse wet- en regelgeving, zowel intern als extern. Deze wet- en regelgeving is opgenomen in het door de raad vastgestelde normenkader. Dit normenkader is doorvertaald in een toetsingskader en dit toetsingskader is onderdeel van de werkprogramma’s van de verbijzonderde interne controle. De volgende processen zijn voor 2023 in scope op basis van financiële omvang, dan wel vanwege de aanwezigheid van een verhoogd (fraude)risico:

• personeel en salarissen,
• inkoop en aanbestedingen,
• factuurafhandeling en betalingen,
• subsidies en overige geldoverdrachten (inkomend en uitgaand), huren en pachten,
• grondexploitatie,
• omgevingsvergunningen,
• memorialen,
• treasury en overige balansposten,
• sociale zaken,
• jeugd en Wmo.

Naar aanleiding van de uitgevoerde Verbijzonderde Interne Controle zijn er afwijkingen geconstateerd. Veelal zijn die afwijkingen al eerder gesignaleerd vanuit de eerste lijn of tweede lijn en worden deze gemeld bij de medewerkers van de Verbijzonderde Interne Controle, zodat zij de impact van de fout kunnen beoordelen. Hieronder worden deze nader toegelicht.

- Aanbestedingsrechtmatigheid (totale onrechtmatigheid € 8.012.000)
De Verbijzonderde Interne Controle heeft de inkopen in het jaar 2023 getoetst aan de Europese aanbestedingsrichtlijnen en de aanbestedingswet. Uit deze controle zijn net als vorig jaar diverse bevindingen naar voren gekomen inzake het niet voldoen aan deze richtlijnen. De kritische waarneming over het jaar 2023 is omvangrijker dan die van vorig jaar vanwege de geconstateerde tekortkomingen in 2022 voor wat betreft inkopen en aanbestedingen (waaronder inhuur). Daarmee is meer zekerheid verkregen, maar de uitbreiding heeft ook tot gevolg gehad dat de onrechtmatigheid op aanbestedingen is gestegen. “Als je meer controleert, zie je ook meer”. Wat we over de gehele linie zien is dat:

1. Overschrijdingen op inhuur zijn gedaald. Raamovereenkomsten zijn vernieuwd, maar de geraamde opdrachtwaarde en feitelijke uitgaven komen niet met elkaar overeen. De contractbewaking is beter geworden, maar moet nog beter (periodieke spendanalyses).
2. Een aantal onderhoudscontracten voor riolering en diverse andere diensten/leveringen de drempelwaarde voor aanbestedingen overschrijdt.

De bevindingen zijn geconstateerd bij diverse soorten inkoop, die hieronder nader worden toegelicht.

Doorloop voorgaande jaren (€ 572.000)
Vorig jaar (2022) zijn er diverse onrechtmatigheden geconstateerd bij de naleving van Europese aanbestedingsrichtlijnen. In totaal € 5,8 miljoen. Daarvan loopt nog een klein deel door in het jaar 2023. Dit gaat om € 572.000.

Onrechtmatigheid raamovereenkomsten inhuur (€ 2.896.000)
Uit de controle blijkt dat bij 10 leveranciers er wel een Europese aanbesteding heeft plaatsgevonden en een raamovereenkomst is afgesloten. Bij deze contracten is aan de voorkant een raming opgesteld en nu blijkt dat de werkelijke uitnutting van het contract de raming overschrijdt, waardoor deze overschrijding als onrechtmatig moet worden aangemerkt.

Onderhoud riolering ( € 1.264.000)
Bij een viertal leveranciers zijn onderhoudsdiensten afgenomen voor de riolering. Deze overschrijden het drempelbedrag voor Europees aanbesteden.

Diverse onderhoudsopdrachten (€ 935.000)
Bij een zestal leveranciers zijn diverse onderhoudsdiensten afgenomen. Deze overschrijden het drempelbedrag voor Europees aanbesteden.

Adviesdiensten advocaatkosten (€ 429.000)
Er zijn diverse adviesdiensten afgenomen bij advocaatkantoren, niet zijnde voor een gerechtelijke procedure en dus aanbestedingsplichtig. Deze overschrijden het drempelbedrag voor Europees aanbesteden.

Woningaanpassing WMO (€ 420.000)
De kosten voor woningaanpassingen in het kader van de WMO overschrijden het drempelbedrag voor Europees aanbesteden. Dit is door de vakafdeling zelf al in 2023 geconstateerd en er zijn verbeteracties in gang gezet. Doordat pas in 2025 een nieuw contract kan worden afgesloten zal ook in 2024 en 2025 sprake zijn van onrechtmatige inkopen.

Diverse inkopen van goederen en diensten (€ 1.496.000)
Naast de eerder genoemde onrechtmatigheden zijn er nog diverse inkopen van goederen en diensten die het drempelbedrag voor Europees aanbesteden overschrijden en waar geen aanbesteding heeft plaatsgevonden.

Verbetermaatregelen
Vorig jaar zijn er al diverse verbeteringen doorgevoerd n.a.v. de uitkomsten op dit punt van een jaar eerder. De onrechtmatige contracten zijn zo spoedig mogelijk beëindigd en er zijn aanbestedingen opgestart. Er zijn tussentijds (verbijzonderde) interne controles uitgevoerd. Ook is gestart met het inrichten van een centraal contractenregister en een verplichtingenadministratie.
Verder is een aantal beheersmaatregelen in het proces van inkopen en aanbesteden ingericht. Zo is het gegevensbeheer verbeterd door facturen te koppelen aan verplichtingen die weer zijn gebaseerd op contracten. Een inventarisatie van contracten met een contractwaarde > € 10.000 is opgestart. Zo wordt gebouwd aan een centraal contractenregister. Maar er is meer nodig. Daarom is het project grip op inkoop gestart die als doelstellingen heeft: 1) doelmatige en rechtmatige inkoop en 2) een volwaardig contract- en leveranciersmanagement. Ingezet is/wordt op het meer centraliseren van inkoop, het standaardiseren van het werkproces voor inkoop en het gebruik van 1 centraal systeem (applicatie) voor administratie en registratie van inkoop en contracten. Uitgaven (inkooporders) moeten we koppelen aan de betreffende overeenkomsten (contractendatabase) en de bijhorende facturen (financiële systeem). Zo kunnen spendanalyses worden verricht die tijdig inzicht bieden in de rechtmatige en doelmatige inkoop.

 - Energietoeslag
Op donderdag 30 november 2023 zijn na onderzoek onjuistheden geconstateerd in de automatische toekenning en uitbetaling van de Energietoeslag 2023. Een groep inwoners die recht had kreeg de energietoeslag niet, een andere groep inwoners die geen recht had juist wel. Initieel is een onrechtmatige betaling van € 565.900 verricht. Er is geen harde terugvordering ingesteld. Inwoners waren vrij de ten onrechte aan het uitbetaalde energietoeslag terug te betalen. Hier is in beperkte mate gehoor aan gegeven (tot op heden betaalden 48 inwoners terug). Daardoor is de onrechtmatigheid € 530.900.
Er is een uitgebreid onderzoek verricht naar de onrechtmatige betalingen. College en raad zijn/worden hierover geïnformeerd.

Misbruik en oneigenlijk gebruik criterium
Het gaat hierbij om derden die misbruik maken van de gemeentelijke regelingen. Naast misbruik en oneigenlijk gebruik kan er sprake zijn van fraude. De term fraude is juridisch niet gedefinieerd. Op 6 maart 2023 heeft het College de nota Interne beheersing van Fraude vastgesteld. gepubliceerd. Er is een integrale frauderisicoanalyse uitgevoerd, waar de risico’s in het kader van misbruik en oneigenlijk gebruik onderdeel van zijn. De voornaamste risico's die hieruit volgen zijn:

1. Het risico dat er betalingen plaatsvinden voor niet aan de gemeente geleverde goederen en diensten of de betaling aan een onjuist persoon.
2. Management override; het risico dat interne beheersingsmaatregelen worden doorbroken door het management.
3. Zorgprestaties zijn niet (volledig) geleverd.

Voor de belangrijkste risico’s is vastgesteld dat er beheersingsmaatregelen zijn getroffen en bij de Verbijzonderde Interne Controle wordt de werking daarvan getoetst. In 2024 wordt de integrale frauderisicoanalyse geactualiseerd en de uitkomsten daarvan worden betrokken in de werkprogramma's 2024 van de Verbijzonderde Interne Controle. Naar aanleiding van de uitgevoerde Verbijzonderde Interne Controle over het jaar 2023 zijn er afwijkingen geconstateerd. Hieronder worden deze nader toegelicht.

- Terugvorderingen binnen het Maatschappelijk Domein (€ 474.000)
In de kadernota rechtmatigheid staat dat terugvorderingen in kader van misbruik van overheidsgelden onrechtmatig blijven. Voor de Gemeente Apeldoorn is in dit kader voor de sociale uitkeringen € 474.000 retour ontvangen. Daarnaast zijn er ook gelden gerelateerd aan misbruik en oneigenlijk gebruik die niet meer zijn terug te vorderen. Deze komen ten laste van de voorziening debiteuren. Dit bedrag is kleiner dan de rapportagegrens.

zie ook de bijlage 'Opvolging van aanbevelingen '.